Bawaslu Padang Panjang Perkuat Tata Kelola Arsip dan Sinergi Kelembagaan Menuju Birokrasi Modern

PADANG PANJANG,BAWASLU – Dalam upaya mempercepat implementasi Reformasi Birokrasi, Bawaslu Kota Padang Panjang menggelar rapat koordinasi strategis yang memfokuskan pada penguatan tata kelola kearsipan dan kelembagaan. Kegiatan yang dilaksanakan pada Senin (20/04/2026) ini menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta BPBD Kesbangpol Kota Padang Panjang.

Ketua Bawaslu Kota Padang Panjang, Hidayatul Fajri, dalam arahannya menekankan bahwa evaluasi birokrasi kali ini menitikberatkan pada standarisasi pengelolaan arsip lembaga. Ia berharap kehadiran para pakar dapat memberikan masukan konkret terhadap sistem yang selama ini dijalankan oleh Bawaslu.

"Kita ingin memastikan bahwa tata kelola arsip di Bawaslu tidak hanya rapi secara fisik, tetapi juga taat secara prosedur hukum. Selain itu, sinergi dengan Kesbangpol sangat kami butuhkan untuk penguatan SDM dan kelembagaan, terutama dalam menghadapi dinamika pengawasan pemilu ke depan," ujar Fajri.

Dalam sesi teknis, pengelola arsip Bawaslu Kota Padang Panjang memaparkan Daftar Arsip Usul Musnah yang berasal dari berbagai divisi. Menanggapi hal tersebut, Arsiparis Ahli Pertama Dinas Kearsipan, Winda Desrah, memberikan sembilan poin krusial terkait prosedur penyusutan arsip sesuai kaidah nasional:

1. Pemusnahan sebagai Bagian Penyusutan: Merupakan tahap akhir dari siklus hidup arsip untuk efisiensi ruang dan administrasi.

2. Kepatuhan pada JRA: Setiap tindakan harus mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif.

3. Prosedur Baku: Pemahaman mendalam mengenai alur pemusnahan wajib dikuasai oleh staf agar tidak terjadi kesalahan prosedur hukum.

4. Penyerahan Arsip Permanen: Seluruh dokumen berkategori permanen wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

5. Perlakuan Arsip Sengketa: Khusus untuk arsip sengketa, statusnya dialihkan dari Daftar Usul Musnah menjadi Daftar Usul Serah ke LKD, sembari menunggu koordinasi dan persetujuan dari Bawaslu Provinsi Sumatera Barat.

6. Validitas Administrasi: Proses serah terima harus disertai Berita Acara yang ditandatangani oleh Ketua Bawaslu dan ditujukan kepada Kepala LKD.

7. Kategorisasi JRA: Hanya arsip dengan keterangan "Permanen" dalam JRA yang dapat diserahkan ke daerah.

8. Sistem Klasifikasi: Penciptaan arsip harus berbasis klasifikasi yang diatur sejak awal untuk menghindari kebingungan di masa mendatang.

9. Standar Sarana: Penggunaan map gantung (hanging folder) disarankan sebagai standar penyimpanan yang memudahkan aksesibilitas.

Perwakilan Kesbangpol Kota Padang Panjang, Bary, turut memberikan catatan penting mengenai risiko hukum dalam pengelolaan dokumen negara. Ia menyarankan perlunya sosialisasi masif di internal lembaga guna mencegah malpraktik dalam pemusnahan arsip.

"Kesbangpol sepenuhnya mendukung penguatan kelembagaan Bawaslu, termasuk dalam program pendidikan politik di Kota Padang Panjang. Sinergi ini diharapkan mampu menciptakan ekosistem demokrasi yang lebih dewasa dan tertib administrasi," pungkas Bary.